De grens tussen werk en privé vervaagt steeds verder. Werk en privé lopen steeds meer in elkaar over, zeker nu we ook nog eens vaker en langer thuis werken. Veel werknemers sturen in de avonduren weleens een zakelijke e-mail. Andersom komt het ook voor dat werknemers tijdens werktijd privé internetten of via de zakelijke e-mailbox privé berichten versturen. Bij De Arbeidsrechtadvocaten krijgen we vaak de vraag: ‘Mag mijn werkgever mijn e-mails en internetgebruik controleren?‘ Wij geven antwoord op die vraag.
Onder strenge voorwaarden mag een werkgever de zakelijke e-mailbox wél controleren.
Zijn mijn e-mails op het werk privé?
Om een antwoord op de vraag te kunnen geven, is het eerst van belang om te weten of privé e-mails die via de zakelijke e-mailbox zijn verstuurd ook wel echt privé zijn. Het ongenuanceerde antwoord op die vraag is: Ja!
Al lang geleden heeft de hoogste rechter in Europa geoordeeld dat werknemers ook op het werk recht hebben op bescherming van hun privacy. Dat levert beperkingen op voor controle van de zakelijke e-mailbox, internetverkeer en bijvoorbeeld het inschakelen van een rechercheur. Maar, een algeheel verbod is het niet. Onder strenge voorwaarden mag een werkgever de zakelijke e-mailbox wél controleren.
Wanneer mag een werkgever mijn e-mailbox controleren?
De werkgever kan de e-mailberichten van zijn werknemer alleen controleren als de werknemer daar vooraf voor is gewaarschuwd. Zo’n waarschuwing kan zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst, maar staat vaak in een personeelsreglement of e-mail-/internetprotocol. Dan is de werkgever er nog niet. Voor de controle moet de werkgever een goed reden hebben (gerechtvaardigd doel) en de werkgever moet geen minder ingrijpende optie voor controle hebben (proportionaliteitseis).
Alleen in bijzondere gevallen kan ook zonder waarschuwing vooraf worden gecontroleerd.
Wat betekent dat in de praktijk?
Heb jij het vermoeden dat de werkgever jouw zakelijke e-mailbox controleert of heeft ingekeken? Ga dan na of daarover iets staat opgenomen in de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of een protocol. Misschien heb je op een andere manier een waarschuwing ontvangen.
De werkgever moet een serieuze aanleiding hebben om zonder jouw toestemming inzage te verkrijgen. Dat kan bijvoorbeeld als er een vermoeden is van misstanden, zoals het verspreiden van vertrouwelijke informatie of fraude. Let op, als de werkgever op een andere wijze dit kan onderzoeken, dan gaat een privacyschending door de mailbox in te zien mogelijk alsnog te ver, zeker als ook mappen worden bekeken die duidelijk privé zijn.
In een ontslagprocedure kan het van belang zijn of bewijsstukken van de werkgever onrechtmatig zijn verkregen. In sommige gevallen laat de rechter die uiteindelijk buiten beschouwing.
Rechter tikt werkgever op de vingers voor privacyschending
Al jarenlang, maar zeker sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er meer aandacht voor privacy, ook voor privacy op de werkvloer. Werkgevers mogen en kunnen niet meer ongehinderd hun gang gaan en moeten rekening houden met de belangen van werknemers. Zakelijk is niet alleen zakelijk, maar kan ook privé zijn.
Acces World kwam in een arbeidsconflict met haar Legal Counsel. Werkgever en werknemer maakten afspraken in een beëindigingsovereenkomst. Acces World vertrouwde het blijkbaar niet en ging door de e-mails in de zakelijke emailbox. Daaruit bleek dat de werknemer vertrouwelijke informatie had doorgestuurd. De werknemer was erg boos over die privacyschending en eiste een schadevergoeding.
Het Gerechtshof Den Bosch vindt ook dat de werkgever dat niet had mogen doen. Het handboek vermeldde wel een waarschuwing. Er was alleen geen vermoeden van overtreding van de daarbij vermelde gronden. De inzage was dus onrechtmatig. Maar, de schadevergoeding is 0. De werknemer kon namelijk niet aantonen dat er schade was geleden.
In de zaak bij het Europese Hof van Justitie waarnaar hiervoor werd verwezen, werd wel een schadevergoeding toegekend. Die werknemer ontving een bedrag van € 10.000 voor controle van zijn zakelijke e-mailbox.
Onrechtmatig verkregen bewijs wordt toch meegenomen door de rechter
In een ontslagprocedure kan het van belang zijn of bewijsstukken van de werkgever onrechtmatig zijn verkregen. In sommige gevallen laat de rechter die uiteindelijk buiten beschouwing. Dat kan het gevolg hebben dat de werkgever onvoldoende dossier heeft voor een ontslag.
In veel gevallen zal de rechter het bewijs toch toelaten. De hoogste rechter in Nederland heeft in 2014 besloten dat waarheidsvinding in het civiele recht vaak zwaarder weegt. Ook al heeft de werkgever onrechtmatig gehandeld door de mailbox te bekijken, de uitkomst van dat onderzoek wordt vaak wel meegenomen. Voor werknemers is het van belang om daar wel melding van te maken, want we zien dat het wel degelijk vaak tot een hoge(re) ontslagvergoeding kan leiden.